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Llevar a cabo una buena sesión de planificación estratégica es fundamental para el éxito de un plan estratégico sólido; uno que incluye metas y objetivos específicos y medibles, proporcionando una dirección clara para la organización. Para garantizar que el retiro de planificación real sea lo más productivo posible, se deben establecer reglas básicas y debatirlas antes de comenzar. Este artículo proporciona una lista de 11 reglas básicas que considero imprescindibles para administrar un retiro de planificación exitoso.

1. Presente la agenda escrita o el horario del día para que todos estén al tanto de las actividades del día. Asegúrese de discutir los horarios de comidas y los descansos, pregunte si algún ítem de la agenda necesita aclaración y pregunte si hay alguna adición a la agenda. Hay momentos en que se puede solicitar una adición, pero no está necesariamente relacionada con la sesión de planificación estratégica. Si este es el caso, coloque el problema en un "estacionamiento". Si queda tiempo al final de la sesión, puede discutir el tema en ese momento o incluirlo en la agenda de la próxima reunión de la junta.

2. Pida a los participantes que estén completamente presentes y comprometidos durante toda la sesión. Su atención debe centrarse en la agenda y actividades del día, no en asuntos laborales o personales.

3. Pida a los participantes que apaguen sus teléfonos celulares durante la sesión de planificación. Esto evitará interrupciones innecesarias y evitará que las personas lean mensajes de texto o mensajes de texto. Las interrupciones deben mantenerse al mínimo, ya que pueden ser perjudiciales y romper el flujo de la conversación.

4. Pida a los participantes que sean respetuosos de los comentarios, ideas y sugerencias de los demás, estén de acuerdo o en desacuerdo. Como quisiera que alguien honre sus pensamientos, trátelos de la misma manera. Además, puede estar en desacuerdo con lo que alguien está diciendo, pero es posible que tenga algo en mente que es importante mencionar.

5. Asegúrese de que cada participante tenga la oportunidad de expresar plenamente sus ideas sin interrupción. Si estás formulando un pensamiento en tu mente mientras alguien está hablando, realmente no estás escuchando a esa persona. Asegúrese de que la persona que habla pueda completar sus pensamientos antes de expresar los suyos.

6. Dependiendo del tiempo designado para cada elemento de la agenda, es posible que deba limitar los comentarios de cada persona. De antemano, informe a las personas si hay un límite de tiempo con respecto a cuántos minutos tienen para expresar sus pensamientos con respecto a un artículo específico. Si establece un límite de tiempo, asegúrese de designar a alguien como cronometrador.

7. Comunicar que ninguna idea es una mala idea. Los participantes deben sentirse libres de hacer una lluvia de ideas. Algunas de las mejores ideas provienen de pensamientos espontáneos, ya que un pensamiento puede ser un trampolín para otro pensamiento.

8. Evite "lo hicimos en el pasado y no funcionó / ​​no funcionará". Reprimir los pensamientos de alguien puede evitar que sugiera a otros. Además, aunque una acción o esfuerzo no funcionó en el pasado, puede funcionar hoy con algunos ajustes.

9. Sugiera que si ve a alguien que está en silencio o no contribuye, solicite su opinión e ideas. Una forma de evitar que las personas permanezcan en silencio es dar vueltas en círculo y pedirles su opinión.

10. Discuta la confidencialidad, ya que algunas discusiones deben mantenerse confidenciales (p. Ej., Hablar sobre un empleado problemático, un socio colaborativo que no está presionando). Los elementos confidenciales deben decidirse por adelantado. Si cree que es necesario, puede solicitar que los participantes firmen una declaración de confidencialidad antes de comenzar el retiro.

11. Asegúrese de que los participantes tengan la declaración de la misión de la organización frente a ellos y mírela continuamente durante la sesión de planificación. Recuérdeles que cualquier idea o sugerencia para planificar metas y objetivos debe relacionarse directamente con la declaración de la misión.

Al debatir y establecer reglas básicas para la sesión de planificación estratégica, ayudará al retiro a funcionar de manera más fluida y eficiente, resultando en una mayor productividad. Al establecer reglas básicas por adelantado, está sentando las bases para aportes espontáneos, ideas y enfoques nuevos, comunicación abierta y honesta y resolución creativa de problemas. Esto no solo lo ayudará a administrar su sesión de planificación, sino que también lo ayudará a desarrollar un plan estratégico sólido.

Copyright 2009 © Sharon L. Mikrut, Todos los derechos reservados.