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Si usted es dueño de un negocio, emprendedor o gerente en cualquier nivel, necesita saber cómo presentar sus puntos de vista de manera persuasiva por escrito. Incluso si su trabajo no requiere que escriba propuestas formales, es casi seguro que debe escribir cartas, correos electrónicos y notas para persuadir a otros a aceptar sus ideas, comprometerse con sus causas, financiar sus proyectos, probar sus productos o comprar sus servicios

Este artículo presenta algunos de los principios clave de la escritura persuasiva. Los elementos son esencialmente los mismos para todos los tipos de comunicaciones, por lo que utilizaré el término genérico propuesta para abarcarlos a todos. Para obtener una guía más detallada sobre la redacción de propuestas, recomiendo leer Propuestas comerciales persuasivas; Escribir para ganar más clientes, clientes y contratos por Tom Sant.

Siete elementos de una presentación persuasiva

Para persuadir a otros para que tomen las acciones que recomiendas, debes involucrar tanto sus mentes como sus emociones. Debe presentar información que sea comprensible y precisa en un estilo que sea reflexivo y atractivo.

El formato exacto de sus presentaciones variará, pero en general le recomendamos seguir los siete pasos que se detallan a continuación. Para propuestas más cortas, como cartas, memorandos y correos electrónicos, puede elegir abreviar u omitir algunos de estos pasos.

Paso # 1: Establecer una buena relación.

Explique brevemente su razón para escribir. ¿Alguien te refirió? ¿Estás respondiendo a una solicitud o invitación? Cualquiera sea su razón, vaya al grano sin adular.

Paso # 2: Indique claramente el problema.

Las personas serán más receptivas a tus ideas cuando sepan que has entendido sus preocupaciones. Demuestre empatía estableciendo claramente su dificultad, necesidad, problema o punto de vista.

Si omite este paso y se lanza directamente a su recomendación, los lectores de su propuesta pueden sentirse escépticos y defensivos. Tienden a pensar que estás más interesado en tu agenda que en la de ellos, ¡y pueden tener razón!

Resuma lo que le han dicho sobre los costos asociados con el problema o problema y agregue cualquier pensamiento adicional que se le ocurra. Pinte una imagen realista y cree un sentido de urgencia. Después de leer esta sección de su propuesta, quiere que la gente diga: "Es doloroso verlo por escrito, pero eso da en el clavo. ¡Tenemos que hacer algo ahora!"

Paso # 3: Resuma los resultados deseados

Haz una lista de los objetivos que tu audiencia quiere lograr. Deje en claro que su objetivo es ayudarlos a lograr su objetivo.

Paso 4: resalte las soluciones alternativas.

Describa brevemente cualquier solución alternativa que se esté considerando o que se le ocurra, y exponga las deficiencias de cada una. Las personas podrán centrarse mejor en su solución propuesta si primero les ayuda a cerrar sus mentes a las otras opciones. Y tendrán más confianza en su recomendación si saben que ha considerado varios cursos de acción.

Paso 5: Recomiende su solución.

Ahora que ha declarado el problema y descartado soluciones alternativas, es hora de hacer su recomendación. Indique con precisión cómo su idea, servicio o producto resolverá su problema y los ayudará a alcanzar sus objetivos. Use un lenguaje positivo: "Estoy seguro de que dentro de X meses verá …"

Paso 6: respalde sus reclamos.

Demuestre que puede entregar lo que ha prometido. Cite estudios de casos, testimonios y datos de respaldo de otras fuentes. Proporcione información sobre el personal de su empresa, la filosofía de gestión, las garantías y los éxitos pasados.

Paso # 7: solicite un acuerdo.

Solicite claramente la orden, la reunión o lo que quiera. Indique cómo hará el seguimiento. ("Lo llamaré en unos días para programar una cita" o "Firme el contrato adjunto y devuélvamelo")

Cierra cálidamente, pero profesionalmente. No agradezcas a la gente por leer tu propuesta. ¡Hazlo bien y te lo agradecerán!

© 2009 Michael J. Dowling. Todos los derechos reservados. Este artículo puede reproducirse con el texto original sin editar intacto, incluido el cuadro de recursos y los enlaces URL.