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Las grandes reuniones virtuales no solo ocurren. Requieren planificación y preparación solo para ser buenos. Las reuniones web, las teleconferencias y las videoconferencias pueden ser un fracaso total y una pérdida de tiempo y recursos valiosos sin la preparación adecuada. Para evitar esto, como planificador virtual de reuniones, considere los seis elementos para preparar su reunión y los asistentes que se sugieren a continuación.

1. Determinar la tecnología a utilizar. Use solo lo que se necesita para una reunión efectiva. Varias herramientas de reunión ofrecen muchas opciones, pero usar demasiadas puede causar confusión, crear problemas y hacer que la reunión se prolongue. Si utiliza funciones de chat, mensajes instantáneos, tweets o texto, es una buena idea hacer arreglos para que alguien monitoree ese flujo de información para que el facilitador pueda concentrarse en el proceso de la reunión. Asegúrese de dejar espacios en la agenda para responder preguntas y comentarios de quienes usan las funciones de comunicación. Si se usan cámaras web para la reunión, entonces se deben considerar algunas cosas adicionales:

  • La sala principal debe estar bien iluminada para que los altavoces no estén en sombras o parezcan deslucidos.
  • Los que hablan deben saber mirar a la cámara cuando hablan como si estuvieran conversando con una persona. Verifique los micrófonos o auriculares para asegurarse de que todos puedan ser escuchados.
  • Todos deben revisar su apariencia y ropa antes de salir al aire. Por ejemplo, el blanco, el rojo y las rayas no suelen ser buenos en la cámara.
  • Use diapositivas para enfatizar los puntos de presentación que tienen poco texto en fuentes grandes o imágenes como imágenes y gráficos. Evite muchos números o texto detallado.

2. Programe horarios de reunión que sean convenientes para la mayoría de los asistentes. Si los asistentes se encuentran dispersos por las zonas horarias, considere realizar reuniones continuas del equipo en diferentes momentos para que todos tengan la oportunidad de reunirse durante su horario comercial estándar. Es mejor programar menos de dos horas para reuniones virtuales y planear celebrar más reuniones que tratar de exprimir demasiado en un día ya que las personas se distraen después de un corto tiempo. ¡Las reuniones de una hora son aún mejores!

3. Invite solo a las personas que necesitan participar en la reunión. Tener demasiadas personas involucradas puede hacer que las cosas se salgan del camino. Al enviar la invitación, incluya el propósito de la reunión para que las personas puedan optar por no participar si no creen que se requiera su participación. Si un documento necesita ser revisado o descargado antes de la hora de la reunión, inclúyalo como un enlace en la invitación o como un archivo adjunto. Asegúrese de que la invitación incluya cómo ingresar a la reunión e información sobre cómo instalar cualquier software necesario antes del inicio del evento. Además, considere incluir enlaces URL a cualquier ayuda en línea para la herramienta que se está utilizando. Esta información puede evitar las llamadas de última hora de los asistentes frustrados que intentan ingresar a la reunión. Si planea invitar a personas fuera de la organización, considere los requisitos de seguridad de los documentos e información corporativos antes de hacerlo.

4. Crear una agenda por adelantado. Intente limitar los temas que se discutirán a dos elementos clave por hora. Al hacer la agenda, use las 3T: Hora el artículo comenzará, Cajero es quién hablará y Tema es el artículo presentado o discutido. Envíe la agenda a los participantes de la reunión con su recordatorio de la reunión al menos dos días antes de la reunión. Esto ayuda a los asistentes a prepararse para presentaciones y debates.

5. Plan para tomar notas. Pídale a alguien que registre el resultado de la reunión o seleccione una herramienta que permita grabar dentro de los documentos de presentación. Tener a alguien además de las reuniones de registro del facilitador asegura que el facilitador pueda concentrarse en mantener la agenda en marcha y que los minutos salgan rápidamente después de que termine el evento virtual. La alternativa de hacer que el facilitador o presentador registre comentarios, cambios y decisiones directamente en la presentación les permite a los asistentes saber que fueron escuchados y entendidos.

6. Envíe un recordatorio uno o dos días antes de la reunión. El correo electrónico de recordatorio debe incluir las URL o los números de teléfono y cualquier información de inicio de sesión requerida para asistir a la reunión primero. Seguido de la agenda y un recordatorio de información de cualquier documentación que se revisará antes de la reunión. Si se puede acceder a las diapositivas de las presentaciones antes de la reunión, incluya cómo obtenerlas. Sugiera que los participantes de la reunión inicien sesión 5-10 minutos antes del inicio de la reunión para que tengan tiempo de solucionar los problemas que puedan ocurrir y estén listos para participar cuando comience la reunión.

El uso de estos consejos como organizador virtual de reuniones debería evitar el desperdicio de tiempo de reunión y la frustración causada por no estar preparado adecuadamente. Considere cuál de estas ideas moverá las reuniones virtuales de pobres a buenas, o simplemente de buenas a excelentes. Excel en la preparación de reuniones virtuales y descubra cuán efectivos y eficientes pueden ser realmente este tipo de reuniones.